Jak rozpocząć planowanie przestrzeni współpracy?

Zacznij od sposobu pracy, nie od katalogu mebli

Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie od pytania: „Jakie biurka kupić?”. To ważne pytanie, ale powinno pojawić się dopiero po przeanalizowaniu sposobu pracy zespołu.
Najpierw warto zastanowić się, jak wygląda typowy dzień w firmie. Czy pracownicy większość czasu spędzają przy biurkach? Czy często pracują w parach lub małych grupach? Ilu pracowników pojawia się w biurze jednocześnie? Czy część zespołu pracuje zdalnie? Czy potrzebne są miejsca do rozmów telefonicznych? Czy klienci odwiedzają biuro?

Warto również sprawdzić, jaki sprzęt znajduje się już w firmie. Drukarka, niszczarka, dodatkowe monitory, dokumenty, materiały biurowe i urządzenia techniczne potrzebują odpowiedniego miejsca. Jeżeli nie zostanie ono zaplanowane, sprzęt szybko zacznie zajmować przypadkowe fragmenty biura.

Wykonaj pomiary i zaplanuj układ

Nawet najlepszy mebel nie rozwiąże problemu, jeśli jego wymiary nie pasują do pomieszczenia. W małych biurach kilka centymetrów może zdecydować o tym, czy pozostanie wygodne przejście, czy otwieranie szafy nie będzie kolidować z biurkiem.

Projekt pozwala wcześniej sprawdzić:

• ile stanowisk rzeczywiście zmieści się w pomieszczeniu,
• gdzie pozostaną ciągi komunikacyjne,
• czy pracownicy będą mieli wystarczająco dużo przestrzeni,
• gdzie ustawić przechowywanie,
• jak wykorzystać narożniki i trudniejsze fragmenty pomieszczenia,
• czy wybrane meble nie ograniczą możliwości rozwoju biura.

W praktyce projekt nie musi oznaczać rozbudowanej dokumentacji architektonicznej. Nawet prosty, przemyślany układ może wyeliminować błędy rozmiarowe i ułatwić późniejszy wybór wyposażenia.

Zaplanuj źródła prądu i okablowanie

Okablowanie jest jednym z tych elementów, które łatwo pominąć, dopóki nie zacznie przeszkadzać w codziennej pracy. Wtedy pojawiają się przedłużacze prowadzone wzdłuż podłogi, ładowarki leżące na biurkach i przewody, które utrudniają sprzątanie lub stwarzają ryzyko potknięcia. Przy planowaniu warto uwzględnić nie tylko same gniazdka, ale również sposób korzystania ze sprzętu. Dodatkowe akcesoria do prowadzenia przewodów, uchwyty, przepusty kablowe, organizery czy miejsca na ładowarki mogą znacząco poprawić wygodę pracy.
W nowym biurze można zaplanować instalację odpowiednio do układu mebli. W przypadku wynajmowanego, gotowego pomieszczenia możliwości są często mniejsze. Wtedy projekt powinien uwzględniać istniejące źródła prądu, a meble i stanowiska trzeba dopasować do infrastruktury, która już znajduje się w lokalu.
Nie zawsze da się przenieść gniazdko. Często można jednak tak zaplanować układ biurek, stołów i dodatkowych akcesoriów, aby instalacja była bezpieczna i estetyczna.

Zaplanuj akustykę przed zakupem wyposażenia

Akustyka nie jest dodatkiem, który można bez większych konsekwencji zostawić na później. Wpływa na komfort pracy, możliwość skupienia się i prywatność rozmów. Na poziom hałasu wpływają między innymi wielkość pomieszczenia, liczba osób, twarde powierzchnie, wysokość sufitu, układ mebli i sposób wydzielenia poszczególnych stref. Dlatego nie wystarczy czasem powiesić kilku paneli na ścianie. Potrzebne może być również inne ustawienie biurek, zastosowanie przegród, budki akustycznej albo wydzielenie miejsca do rozmów.

Najważniejsze jest to, żeby akustyka była częścią całego projektu, a nie reakcją na problem, który pojawił się po zakończeniu urządzania biura.

Czy wszyscy powinni mieć takie samo biurko?

W wielu firmach przyjmuje się, że każdy pracownik powinien mieć identyczne stanowisko. Taki układ może wyglądać spójnie, ale nie zawsze jest funkcjonalny. Różne osoby mogą mieć różne potrzeby. Jedna potrzebuje dużej powierzchni roboczej i kilku monitorów, inna pracuje głównie na laptopie. Ktoś może korzystać z dokumentów papierowych, a ktoś inny potrzebować przede wszystkim miejsca do rozmów telefonicznych. Wielkość biurka powinna wynikać z rodzaju pracy i dostępnej przestrzeni. Próba ustawienia takich samych, dużych biurek w każdym miejscu może sprawić, że zabraknie przestrzeni na dodatkowe stanowiska, przechowywanie albo wygodne przejście. Dotyczy to również stanowiska kierownika. Oczywiście są sytuacje, w których większe biurko lub bardziej reprezentacyjne miejsce ma uzasadnienie. Nie powinno się jednak automatycznie zakładać, że stanowisko osoby zarządzającej musi zajmować najlepszy i największy fragment biura. W małej firmie warto patrzeć na układ całościowo. Czasem niewielka zmiana wymiarów jednego biurka pozwala stworzyć dodatkowe miejsce pracy albo wygodną strefę spotkań.

Funkcjonalność powinna spotkać się z identyfikacją marki

Biuro powinno być wygodne, ale może także wspierać wizerunek firmy. Kolorystyka, materiały i charakter mebli mogą nawiązywać do marki, branży i sposobu, w jaki firma chce być postrzegana. Nie chodzi o to, żeby każde pomieszczenie było obklejone logo albo urządzone w jednym intensywnym kolorze. Spójność może być subtelna. Może pojawić się w kolorze tapicerki, detalach, dodatkach, recepcji, panelach akustycznych albo wybranych elementach wyposażenia. Najpierw trzeba jednak zadbać o funkcję. Kolor i wygląd nie zastąpią dobrego układu, wygodnego stanowiska, miejsca do przechowywania czy odpowiedniej akustyki. Dobrze zaprojektowane biuro powinno wyglądać profesjonalnie, ale przede wszystkim powinno działać.

Przestrzeń współpracy nie musi być droga

Wdrożenie przestrzeni współpracy nie zawsze oznacza kosztowny remont i zakup całkowicie nowego wyposażenia. W wielu firmach można zacząć od uporządkowania istniejącej przestrzeni. Czasem największą zmianę przynosi przestawienie biurek, usunięcie niepotrzebnych elementów, dodanie miejsca do przechowywania albo wydzielenie fragmentu biura do rozmów. Innym razem potrzebne będą nowe meble, budka akustyczna czy elastyczna sala konferencyjna. Najważniejsze jest ustalenie priorytetów. Nie warto inwestować w efektowne rozwiązania, jeśli zespół nadal nie ma gdzie schować dokumentów, podłączyć sprzętu albo spokojnie przeprowadzić rozmowy. Można wdrażać zmiany etapami. Najpierw zaplanować układ i stanowiska pracy, następnie poprawić okablowanie i przechowywanie, a później rozwijać strefy spotkań i wypoczynku. Taki sposób działania pozwala lepiej dopasować inwestycję do budżetu i rzeczywistych potrzeb firmy.

Dobrze zaprojektowane biuro wspiera komunikację

Przestrzeń nie zastąpi dobrej organizacji pracy ani kultury firmy. Może jednak ułatwić zachowania, które są dla zespołu korzystne. Jeżeli jedynym miejscem kontaktu jest skrzynka mailowa, część informacji może zostać pominięta, odłożona na później albo odebrana bez odpowiedniego kontekstu. Jeśli natomiast biuro pozwala na szybkie spotkanie, krótką rozmowę i pracę w małych grupach, komunikacja może stać się bardziej naturalna. Nie chodzi o to, żeby pracownicy cały czas ze sobą rozmawiali. Efektywna przestrzeń współpracy powinna umożliwiać zarówno kontakt, jak i skupienie. Powinna dawać wybór, zamiast narzucać jeden sposób pracy wszystkim osobom.

Dlatego warto patrzeć na biuro szerzej niż przez pryzmat pojedynczego mebla. Dobre biuro to przemyślany układ stanowisk, sala, która może pełnić kilka funkcji, miejsce do wyciszenia, nieformalna strefa kontaktu, wygodne przechowywanie, zaplanowane okablowanie i akustyka. Przestrzeń współpracy to praktycznie całe biuro. Im wcześniej firma to zrozumie, tym łatwiej stworzyć miejsce, które będzie wspierało zespół, zamiast tylko wypełniać dostępną powierzchnię.